Projectmanagement bij de overheid en non profit

Voor wie projectmatig wil werken bij de overheid zijn er een aantal dingen waar op gelet moet worden. In de basis spelen bij alle soorten organisaties dezelfde project thema’s:

  • Afspraak gericht werken
  • Duidelijke deadlines en mijlpalen
  • Werken met budgetten en tijdpaden
  • Risico’s managen, omgaan met onzekerheid
  • Werken met een team
  • Verschillende rollen: projectmanagers, opdrachtgevers, stuurgroepleden, projectleden, adviseurs, eindgebruikers en andere

De factor politiek in projecten

De reden waarom projecten bij de overheid en vaak ook bij non profit organisaties een beetje ‘anders’ zijn is de factor politiek. Daardoor moeten sommige spelregels van projectmanagement in een andere context gezien worden.

Uitgangspunt van projectmanagement is bijvoorbeeld ‘transparantie’ terwijl in een politiek gestuurde omgeving transparantie niet altijd mogelijk of zelfs wenselijk is. Ook de verhouding tussen de projectmanager en de opdrachtgever is vaak complexer, omdat er mogelijk veel partijen de ‘opdrachtgever’ zijn bij een project. En soms hebben die partijen dan ook nog eens verschillende belangen bij het projectresultaat.

Zie onderstaande tabel voor meer verschillen waar een projectleider mee te maken krijgt als hij of zij moet werken in een politiek gestuurde omgeving.

Theorie
(de optimale gang van zaken)
Gepersifleerde realiteit bij de overheid
(waar je bij de overheid in de praktijk mee te maken kan krijgen)
Duidelijk begin en eindFlexibel proces dat inspeelt op de politieke werkelijkheid
Eén opdrachtgeverMeerdere opdrachtgevers die ook nog wisselen
Afspraken liggen vastToezeggingen worden niet per se nagekomen
Aanspreken/afrekenen op gemaakte afsprakenMantel der liefde
Projectteam heeft mandaatTeam heeft beperkt mandaat maar is van goede wil
Projectteam is betrokken bij projectresultaatTeamleden zijn belangenvertegenwoordigers
Project heeft plek in de moederorganisatieVoortdurend afwegen van lijn- versus projectbelangen
Duidelijke budgettering
Besluitvorming in de fasesBesluiten zo lang mogelijk uitstellen
Andere spelregels van projectmanagement bij overheidsinstellingen. Bron: Projectmatig werken bij de gemeentelijke overheid, E. Kraijo.
Vrouw spreekt groep toe in overleg

Waar te beginnen met een non-profit project?

De politieke aansturing van non-profit organisaties (zowel overheid als zorg-, onderwijs, politie, defensie en andere non-profit instellingen) is anders dan de aansturing van bedrijven waarbij het project primair om winstmaximalisatie draait. Toch kunnen non-profit organisaties veel baat hebben bij goed projectmanagement:

  • Betere inschatting van de haalbaarheid van projecten bij de aanvang
  • Sneller resultaat, kortere doorlooptijd van projecten
  • Beter inzicht in kosten en opbrengsten van een project
  • Meer grip op de werkdruk van de medewerkers (projectleden)
  • Hogere kwaliteit van de projectresultaten

Welke opleiding(en) voor projectmanagers bij de overheid?

Wie projecten doet bij de overheid of andere non-profit organisaties en het vak van projectleider/manager wil leren heeft baat bij de volgende opleidingen:

De basistraining voor projectmanagers in 3 dagen

Voor beginnende projectmanagers of als opfriscursus:

Projectmanagement

  • Complete opleiding
  • 3 dagen
  • Voor iedereen die met projecten werkt

Voor beginnende- en meer gevorderde projectmanagers zou aanvullend de Agile werken training gevolgd kunnen worden. Deze eendaagse training is vooral interessant als de gemeente of organisatie bezig is met Agile werken. Als de projecten een grote ICT component hebben zou ook naar de diverse Scrum opleidingen gekeken kunnen worden.

Om meer grip te krijgen op de factor politiek binnen overheidsprojecten worden de volgende aanvullende trainingen aanbevolen:

Participatietrajecten in projecten

Bij veel projecten die uitgevoerd worden door (semi-)overheid is participatie met de omgeving gewenst en vaak ook wettelijk verplicht. Deze training gaat over hoe je daadwerkelijk ook meerwaarde haalt uit een participatie en inspraak traject bij het project. Van toepassing voor wie overheidsprojecten doet met de omgeving, bijvoorbeeld projecten in de buurt of met een woningbouwvereniging.

Participatie in projecten

  • Hoe organiseer je participatie in projecten?
  • 1 dag
  • Inzicht in groepsdynamiek

Weerstand bij projecten

Een opleiding voor leidinggevenden die beter willen begrijpen waar weerstand vandaan komt binnen organisaties en projecten. Binnen politiek gestuurde organisaties kan men weerstand verwachten als onderdeel van het politieke spel. In de training wordt er geleerd weerstand te herkennen, wat te doen bij weerstand en hoe het ontstaan van weerstand zoveel mogelijk te voorkomen.

Werken met weerstand

  • Basisbeginselen van groepsdynamiek
  • 1 dag
  • Weerstand begrijpen en managen
Trainer en leerlingen aan het werk tijdens een groepsoverleg

Project of Programma bij de overheid?

De termen ‘projecten’ en ‘programma’s’ worden in de praktijk nog al eens door elkaar gebruikt. Wanneer er sprake is van een groot project, dat een aantal jaar duurt, waarbij er een aantal (sub-)projecten tegelijk lopen en/of er meerdere organisaties betrokken zijn bij de uitvoering is er waarschijnlijk sprake van een programma en niet van een project. Voor programma’s gelden net andere spelregels als voor projecten.

Het komt voor dat iemand projectmanager als rol heeft gekregen maar in feite een programma manager moet zijn. Waarvoor andere spelregels, verantwoordelijkheden en taken gelden, zie onderstaande tabel:

ProjectmanagerProgrammamanager
DoelgerichtMeer politiek vaardig
Moet projectmanagement beheersenMoet projectmanagement en lijnmanagement beheersen
ResultaatgerichtVisie gericht
Team en stakeholdersNog grotere omgeving
Afspraak is afspraakAdaptief (veranderende wereld)
Resultaat bereiken door teamResultaat bereiken door meewerkende organisaties
Projectmanager of programmamanager?

Voor wie (eigenlijk) programma’s doet en niet projectmanager is raden we aan om meer te leren over programmamanagement.

Groep en trainer aan het werk bij incompany opleiding

Incompany opleiding?

Vanuit de historie van een organisatie ontstaan er werkwijzen om projecten en ander werk te doen waarbij elke organisatie zijn eigen cultuur heeft gecreëerd. Mogelijk gaat de uitvoering van projecten wel redelijk, maar meestal lopen afdelingen of organisaties op een gegeven moment vast in hun projecten. Vooral als er steeds meer projecten tegelijk uitgevoerd moeten worden.

Het kan een grote verandering zijn om projectmatig te gaan werken. Waarschijnlijk voelt het onwennig om opeens zo ‘zakelijk’ met projecten om te gaan en het omschakelen naar meer planmatig werken moet ook nog eens gebeuren terwijl al het lopende werk niet stilligt.

Wil je als organisatie met een groep de overgang maken naar een betere projectorganisatie dan valt het te overwegen om dat met elkaar als groep op te pakken. Wij komen dan graag als trainer, coach en consultant een tijd met jullie werken totdat projecten beter gaan.

Conclusie

Wie projectmanager wordt bij de overheid en/of bij not-for-profit organisaties moet eerst de basis leren van projectmanagement. Daarnaast heeft deze projectleider te maken met een politieke context waarbinnen de projecten plaatsvinden. Daarvoor hebben we een aantal aanvullende opleidingen die helpen bij de uitvoering van projecten in deze context.

Deze kennis is van toepassing bij projectmanagers bij gemeentes, provincies en landelijke overheid, Europese en internationale instellingen, de zorg, het onderwijs, bij musea, NGO’s, de politie en brandweer en verenigingen en stichtingen.

Zie hier ons aanbod van opleidingen en neem gerust contact op bij vragen.