Een van de vaardigheden waar je niet onder uitkomt als projectmanager of programmamanager is presenteren. In elk project zit wel ergens een presentatie en vaak zelfs meerdere op verschillende momenten in de projectcyclus:
- De project pitch, waarbij je de sponsors van je project moet overtuigen dat het project echt moet doorgaan
- De presentatie aan je team waarbij je de neuzen dezelfde kant op moet krijgen en/of het enthousiasme van de ploeg moet verhogen
- De tussentijdse presentatie van resultaten aan de stakeholders (en dan maar hopen dat je goed nieuws hebt te vertellen)
- De presentatie van het project aan een kritische groep met politieke belangen (denk bijvoorbeeld aan de aanleg van nieuwe infrastructuur of de reorganisatie van een groot bedrijf)
- De oplevering en viering van het projectresultaat aan het einde van het project
- Bij de acquisitie van een nieuw project, als jij jezelf als freelance of interim projectleider moet presenteren
- Scrum teams die aan het einde van elke sprint de Sprint Review presenteren
- en allerlei kleine en grote presentaties tussendoor…
Programmamanagers zullen helemaal vaak presentaties moeten geven omdat ze in de regel met veel meer betrokken partijen zullen moeten communiceren waarbij de presentatie (van een programma) vaak gedaan zal worden.
Spreken voor een groep is spannend
Omdat spreken voor een groep mensen voor de meeste mensen een uitdaging is, zijn we gestart met een speciale training om beter te leren spreken in het openbaar. Daarin wordt zowel gekeken naar de inhoud van je presentatie (je “verhaal”) als naar hoe je het overbrengt. Lukt het je om jouw punten duidelijk over te brengen naar de toehoorders?
Uiteraard zijn er allerlei tips en technieken die helpen, maar om het echt te leren zal je het moeten doen en zelf ervaren. Want presenteren en spreken voor een groep is niet iets mentaals. Hoe je erbij staat, hoe je je stem gebruikt, de timing van je woorden, je blik in de zaal, je ademhaling, al dit soort dingen bepalen of jij je groep meekrijgt in jouw presentatie. En dat bepaalt dan weer (mede) of je geld krijgt voor je project, of je team weer gemotiveerd verder gaat of dat het een feestelijke presentatie van het projectresultaat wordt. De impact en belangrijkheid van een goede speech kan niet onderschat worden. Tijdens cruciale momenten in je project kan een goede speech net het verschil maken of het project een “go” of “no-go” krijgt. Eigenlijk moet elke leidinggevende overtuigend kunnen presenteren, of het nu om een projectleider of een andere leidinggevende rol gaat.
De coach
Alhoewel wij als bureau natuurlijk gespecialiseerd zijn in projectmanagement is deze cursus ook geschikt voor mensen die niet per se projectmanager zijn of in projecten werken, maar die wel goed willen leren spreken in het openbaar. De training wordt gegeven door Peter Lusse, die zelf uitgebreide ervaring heeft in het spreken voor groepen (ook buiten zijn theatercarrière) en in het lesgeven en coachten van mensen die beter willen leren presenteren voor groepen. Ook met camerawerk heeft hij uitgebreide ervaring, iets waar we nu niet meer omheen kunnen nu veel presentaties gegeven worden via een tool als Zoom of Teams. Spreken in het openbaar is niet iets wat je leert uit een boekje en om verder te komen is een goede coach is onontbeerlijk. Peter zal je in de training persoonlijk laten ervaren wat niet en wel werkt voor een groep en/of achter een camera. En nog belangrijker wat wel en niet werkt bij jouw eigen speech, want iedereen heeft een eigen stijl.
Hoe werkt het?
Om een goed verhaal over te brengen, moet je allereerst een goed verhaal hebben. Dus hoe overtuig je bijvoorbeeld stakeholders van jouw project? Hoe hou je een motiverende speech als leidinggevende? Meestal zal je de groep luisteraars van iets willen overtuigen. Maar hoe doe je dat? Hoe voorkom je dat jouw verhaal een droge – technische – opsomming wordt van feitjes? Waardoor krijg jij het publiek op het puntje van hun stoel? Dit soort zaken behandelen we in de training en daarbij gaan we uit van jouw eigen verhaal. Je oefent en ontwikkelt dus gelijk je eigen speech die je – als je wilt – later in het echt kunt laten presenteren aan je collega’s of andere geïnteresseerden.
Nonverbale communicatie
Communicatie-experts zijn het er eigenlijk wel over eens dat het non verbale element in een speech veel belangrijker is dan de inhoud. Een briljante onderzoeker die zijn inzichten niet weet over te brengen omdat hij meer naar de punten van zijn schoenen kijkt dan de zaal in zal anderen moeilijk bereiken. Een leidinggevende die niet goed uit zijn woorden komt en mompelend het beleid uitlegt zal door de medewerkers niet serieus genomen worden, ook al heeft hij of zij goede ideeën. Om het non verbale aspect van presenteren te oefenen bieden wij een veilige omgeving waarin je dingen kunt uitproberen: je stemvolume, je ademhaling rustig krijgen, je lichaamshouding verbeteren, de zaal inkijken, het tempo en de toonhoogte van je woorden variëren. Ongetwijfeld komen er zaken aan het licht waar je jezelf nog niet bewust van was. Het goede nieuws is: het non verbale kan je goed trainen en verbeteren.
Het begin van een presentatie
Soms zit het succes van een speech – of de mislukking- in een klein hoekje. De start van een presentatie (wanneer je nog zo lekker zenuwachtig bent) is heel belangrijk. Weet jij rustig te worden en de aandacht van het publiek te krijgen? In onderstaande video vertelt Peter wat er direct bij de start van een presentatie al goed of helemaal mis kan gaan en hoe je dat voorkomt:
Een ander punt wat soms lastig is bij een presentatie: hoe krijg je de aandacht van de zaal. Er is geroezemoes. Mensen lijken afgeleid, ze zijn misschien al moe van het aanhoren van 3 andere presentaties. Er hangt een spanning in de zaal, misschien is er politieke strijd over het onderwerp van jouw speech. En wat in deze tijd natuurlijk altijd gebeurt: de halve zaal zit op zijn of haar smartphone te kijken. Hoe dan ook, de zaal is niet stil en geconcentreerd. Dat kan jou als spreker uit balans brengen, dus wat doe je dan? Een simpele techniek wordt hieronder uitgelegd door Peter:
De videos geven een klein voorproefje van de cursus, maar waardoor je het natuurlijk echt gaat leren is: door het zelf te doen. Met oefeningen en uiteindelijk door te oefenen met jouw eigen presentatie(s). De handvatten en feedback die je krijgt tijdens de cursus zullen je helpen zodat je na de cursus met meer zelfvertrouwen voor een groep zal staan. Wil je meer informatie over deze cursus, klik dan hier.
