Vernieuwing in samenhang besturen: heeft jouw organisatie dit goed geregeld?
De meeste organisaties hebben hun standaardprocessen goed gedocumenteerd. Allerhande werkwijzen maken het mogelijk om jaar- en business plannen op een effectieve en efficiënte manier te realiseren. KPI-sturing is al lang geen uitzondering meer en sommige organisaties hebben zelfs een business balanced scorecard geïmplementeerd om operationele activiteiten te verbinden met (strategische) doelen waardoor doel- en resultaatsturing goed verloopt. Processen en activiteiten worden bestuurd en volgens gestandaardiseerde werkwijzen.
Hoe is dit geregeld voor vernieuwing?
Projecten doen de meeste organisaties al langer. Het besef dat werken volgens een standaardproces, improvisatie of agile niet altijd de juiste mix van effectiviteit en efficiency waarborgt, is al langer duidelijk. Op die plaatsen heeft projectmanagement als werkwijze een gezicht gekregen. Het opzetten van tijdelijke organisaties met als doel waardevolle producten/diensten op te leveren conform een geaccordeerde business case kreeg in veel organisaties vorm. Een verankerde en op maat gemaakte methode die past bij de eigenheid van de organisatie en het type projecten dat wordt uitgevoerd, draagt in hoge mate bij aan resultaatbesturing en het realiseren van doelen.
Wat is programmamanagement?
Echter projecten staan vaak niet op zichzelf en sommige vernieuwingen zijn van een dergelijke omvang dat het projectmatig realiseren van de resultaten en doelen geen recht doet aan de dubbelzinnigheid en vluchtigheid in de omgeving of de complexiteit van dat wat gerealiseerd dient te worden. Dan is programmamanagement mogelijk een goede keuze. Een programma is niet zomaar een groot project, zoals nog op veel plaatsen wordt gedacht. Het is een tijdelijke coördinatiestructuur die erop gericht is meer aan elkaar gerelateerde projecten en andere werkzaamheden te besturen met als doel waardevolle uitkomsten en baten te realiseren voor de organisatie(s) die in het programma hebben geïnvesteerd. Een zekere volwassenheid in projectmanagement kan de invoering van programmamanagement bevorderen. Ook al zijn er voorbeelden dat een programma-management invoering een boost geeft aan de volwassenheid van projectmanagementprocessen en -werkwijzen.
Vernieuwingsbesturing verbinden met organisatiebesturing en -doelen
Programma’s hebben – net als projecten – een relatie met organisatiedoelen. Vraag is echter of dit door de besturing ook volledig wordt ondersteund. Hoe leg je de verbinding tussen vernieuwing en het bereiken van je organisatiedoelen? Dit vraagt om een totaaloverzicht over de investering van de organisatie in veranderingen die nodig zijn om de (strategische) doelen te bereiken. Dit vooronderstelt het hebben van een strategie die gedeeld is binnen de organisatie én een permanent sturingsmechanisme om al die projecten en programma’s te besturen op hun toegevoegde waarde. Al die initiatieven vragen om inzet van mensen en middelen. En die zijn meestal beperkt. Het is daarom van groot belang grip te krijgen op wat ook wel de portfolio wordt genoemd. Die grip kan gerealiseerd worden door die portfolio enerzijds expliciet te definiëren en anderzijds actief te besturen op belangrijke besturingselementen. Ook dit vraagt om een passende, gestandaardiseerde aanpak met duidelijke werkwijzen, processen en verantwoordelijkheden. Ook de relatie met de reguliere bedrijfsvoering speelt hierin een grote rol. Organisaties die hun reguliere werk goed kunnen besturen en hiervoor een raamwerk van processen en verantwoordelijkheden hebben ingericht, kunnen dit voordeel benutten tijdens de invoering van vernieuwingsbesturing.
Project-, programma- en portfoliomanagement zijn complementaire processen, die om geïntegreerde besturing en besluitvorming vragen. Effectief samenwerken en voortbouwen op wat al aanwezig is binnen de organisatie, maakt ook deze investering waardevol en kansrijk.
Dit is een bijdrage van Ed Lam, onze trainer die gespecialiseerd is in programmamanagement. Hier kunt u meer vinden over de training programmamanagement die hij voor ons verzorgt.
