Grip krijgen op verandering en de uitvoering van strategie
Bij projectmanagement-training.nl zijn we al jaren bezig organisaties en professionals te helpen hun projecten beter en slimmer uit te voeren. De laatste jaren zien we dat er naast projectmanagement ook behoefte is om duidelijk te krijgen hoe je projecten in samenhang kunt besturen. De wereld om ons heen verandert constant en de complexiteit van die veranderingen neemt toe.
Bedenk maar eens welke maatschappelijke, politieke, economische, sociale en technische veranderingen er zoal op organisaties afkomen. Bijvoorbeeld: vergrijzing en personeelstekorten, (geo-)politieke spanningen, de opkomst van kunstmatige intelligentie, het elektrificeren van productie, het terugdringen van het woningtekort, klimaatverandering of migratie.
Aanpassen aan snel veranderende werkelijkheid
Veel veranderingen waar organisaties voor komen te staan worden afgedwongen door wet- en regelgeving. Denk aan (Europese) wetten over ketenaansprakelijkheid, milieurapportage, regels tegen greenwashing of databeveiliging. Organisaties moeten zich niet alleen aanpassen aan een snel veranderende werkelijkheid (reactief beleid); ze moeten ook slimme keuzes maken (proactief beleid). Maar hoe pak je dat aan? In een veranderende wereld valt veel te kiezen.
In dit artikel wordt ingegaan op het onderwerp portfoliomanagement: het samenspel van werkwijzen en besluiten dat organisaties helpt hun (strategische) doelen te bereiken. Portfoliomanagement staat niet op zichzelf. Er zijn sterke relaties met projecten en programma’s die samen de portfolio vormen. En – niet in de laatste plaats – met de lijnorganisatie zelf. Dit gaat over de meerwaarde van portfoliomanagement. Als portfoliomanagement bij je organisatievraagstuk past dan kan je met de kennis uit dit artikel een begin maken en gaan experimenteren met Portfoliomanagement.
Grip krijgen op verandering en strategierealisatie
Bij de meeste organisaties is het zo dat keuzes over beleid en inzet van mensen en middelen niet door een persoon worden gemaakt. Bij de meeste (grotere) organisaties is het een wirwar van projecten, groot en klein, programma’s, klussen en dagelijkse werkzaamheden.
Met de toename van de onzekerheid, ambiguïteit en de complexiteit dringt de vraag zich op hoe grip kan worden verkregen en gehouden op al die initiatieven, hun realisatie en hoe ze bijdragen aan de strategie van de organisatie. Realisme over wat moet, wenselijk is en op welke termijn en binnen welke condities iets mogelijk is, helpt bij het nemen van de juiste beslissingen. Het is niet direct duidelijk welke besluiten nu de beste zijn en daarover wordt ook nog eens verschillend gedacht. Dit vraagt om overzicht en heldere criteria.
Veranderen = projecten?
Denkend over veranderen, zien we veel organisaties die alles wat anders is dan het reguliere een ‘project’ noemen. Echter het inrichten van een veranderorganisatie is meer dan projecten organiseren. Het is een uitgebalanceerd spel van projecten, programma’s en transitie-activiteiten die binnen een (deel) portfolio bestuurd worden.
Net als binnen de reguliere lijnorganisatie gaat dit over het inrichten van processen, procedures, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden en technieken, die het mogelijk maken de veranderorganisatie als een organisme te besturen waarin alle functies met elkaar in synergie bewegen. Speciaal aandachtspunt hierbij is de organisatiecultuur en de onderstroom daarin. Deze is medebepalend voor het succesvol opbouwen en opleveren van de veranderportfolio.
De bestaande organisatie veranderen
Lijn- en veranderorganisatie interacteren sterk en de een kan niet los bestaan van de andere. Het bereiken van een zekere mate van volwassenheid in werkwijzen, managementcultuur en op elkaar afgestemde besturingsaspecten zijn bepalend voor het tempo waarin portfoliomanagement kan worden ingevoerd. Maar we moeten ergens beginnen: het is een zegen als project- en programmamanagement zich al op een bepaald volwassenheidsniveau voltrekken, maar dit is geen must voor het invoeren van portfoliomanagement.
Bewustwording
Het starten met van portfoliomanagement kan ook een bewustwording tot stand brengen dat een verdere investering in professionalisering en uniformering van project- en programmamanagement een belangrijke succesfactor vormt voor de organisatie als geheel.
Verandering is al jaren aan de orde van de dag en het wordt meer en complexiteit neemt toe. Bedenk maar eens welke politieke, economische, sociale en technologische verandering zoal op je organisaties afkomen en daar komen veranderingen in wet- en regelgeving en leefomgeving nog eens bovenop. Tegelijkertijd moeten we constateren dat niet alles nu kan en dat het maken van keuzes onvermijdelijk is.
Auteur: Ed. M. Lam, Senior P3-consultant
