Wat is Agile?

Agile is begin jaren 90 ontstaan als alternatieve methode voor projectmanagement bij een groep ontevreden programmeurs. Zij liepen zoals zovelen die projecten doen tegen de bekende lijst van ‘projectproblemen’ aan: hoge werkdruk, onhaalbare deadlines, budgetoverschrijdingen, spanningen tussen projectleden, kwaliteitsproblemen, enzovoort. De vraag was of er niet een betere projectaanpak zou zijn die een groot deel van bovenstaande problemen zou ondervangen.

Agile of waterval pad van een project

Traditionele projectaanpak

In de traditionele projectmanagement methodes (ook wel waterval aanpak) werd en wordt er vooraf een dik projectplan gemaakt waarin men zo goed mogelijk het pad naar het resultaat probeert te beschrijven, in te schatten qua kosten en tijd en de projectleiders daarna het projectteam daaraan probeert te houden. De Agile aanpak gaat uit van een andere benadering: agilisten gaan ervan uit dat het heel moeilijk-zo niet onmogelijk is- om vooraf een project in een goed plan en ontwerp te vatten. Daardoor zullen planningen van tijd, geld en projectresultaat altijd anders uitpakken dan in het plan. Waarom zou je dan nog zo veel tijd besteden aan het schrijven van een projectplan als het toch niet uitkomt? Agile projecten volgen een andere benadering waarbij het project tijdpad opgedeeld wordt in een aantal korte iteraties van bijvoorbeeld 2 of 3 weken. Het team gaat vervolgens per iteratie kijken wat op dat moment het meest belangrijke werk is. Na een werkperiode van 2 of 3 weken wordt er weer opnieuw gekeken naar de situatie op dat moment.

In onderstaande video van Henrik Kniberg wordt het agile proces uitgelegd (Engelstalig).

Agile aanpak in essentie

In plaats van dat je vooraf een uitgebreid projectplan maakt met ontwerpen en onderzoeken vooraf ga je in de Agile projecten direct aan de slag. In een korte tijdframes (iteraties, timeboxen of in Scrum terminologie: sprints) van ongeveer 1 tot 4 weken bouw je een deel van het project. En dan na die periode (iteratie, timebox, sprint) bekijk je opnieuw wat dan het belangrijkste is om te doen in de volgende iteratie. Zo kom je tot het eindresultaat in een x aantal iteraties. Er zijn nog een aantal details en nadere aspecten maar In een paar zinnen is dat hoe de Agile aanpak werkt in de kern werkt.

Agile brengt een aantal nieuwe uitgangspunten en inzichten naar projecten zoals:

  • Teamleden hebben veel meer te zeggen over het project en zijn dus vaak in meerdere afwisselende rollen: adviseur, uitvoerder, ontwerper, planner
  • Het ontwerp van een projectresultaat ontstaat gaandeweg en wordt niet of nauwelijks vooraf bepaald
  • Projectstappen (mijlpalen, tussenresultaten) worden in kleinere delen geknipt waardoor het werk overzichtelijker wordt en er sneller bijgestuurd kan worden als een te bouwen element niet uitpakt als gewenst
  • Teams worden uitgenodigd dingen uit te proberen waardoor innovativiteit en creativiteit ontstaat (en meer motivatie!)
  • De planning van het project gaat op basis van de kleinere elementen realistischer (in tegenstelling tot grote deadlines over ‘een paar maanden’)
  • Het team gaat vrijwel direct bouwen en zal niet wachten op instructies van een projectplan

Agile werken heeft een paar grote voordelen:

  • Door de iteratieve aanpak kan je het project in een andere richting sturen als dat nodig is, bijvoorbeeld als de specificaties van een beoogd projectresultaat tussentijds wijzigen
  • Door het regelmatig opleveren van tussenresultaat komen problemen en fouten eerder aan het licht
  • Het hele team wordt betrokken bij de bouw en ontwikkeling van een project in plaats van losse gespecialiseerde ontwerpers, projectleider(s),  bouwers en testers
  • Het team komt minder onder druk te staan doordat er minder kans is op te veel werk in een iteratie ‘proppen’ (in vergelijking tot de druk om een –vaak niet realistische- deadline te halen)
  • Door de relatief korte iteraties is de voortgang van het werk zichtbaarder wat motiverend werkt voor het team alsmede meer inzicht geeft in de voortgang aan opdrachtgevers
  • Agile werkt onder andere goed bij creatieve projecten zoals onder andere softwareontwikkeling, productontwikkeling, research en development projecten. Ook is het goed toepasbaar bij veel studentenprojecten in het onderwijs.

(zie ook: het Agile manifest)

Na het succes van Agile methodes als Extreme Programming, Scrum en DSDM in de ICT wereld wordt de aanpak nu vaker in andere omgevingen toegepast. Er lijken partijen te zijn die Scrum overal willen toepassen maar dat is geen goed idee. Evenmin is Agile altijd een betere aanpak dan traditioneel projectmanagement. Soms is het wel een goed idee om vooraf een project goed door te denken voordat men aan de slag gaat. Agile werken is niet zonder valkuilen of nadelen.

Soorten Agile, wat is Scrum?

Net zoals bij ‘gewoon’ projectmanagement zijn er bij Agile allerlei stromingen ontstaan. De bekendste zijn: Extreme Programming, Scrum, DSDM, Chrystal Clear en vele Agile methodes voor grote groepen (“scaled Agile”). Vooral Scrum is populair geworden en is nu de meest gebruikte Agile richting. lees ook: Wat is Scrum?

Let er wel op dat net zoals bij de projectmanagement methodes bijna niemand de Agile methodes naar de letter. En ook dus bij Scrum niet. Er zijn allerlei eigen variaties op Scrum ontstaan en daarmee is ook de discussie over wat dan wel of niet werkt ingewikkeld geworden. Hoe streng moet je bepaalde Scrum spelregels toepassen. Bijvoorbeeld: “moet een iteratie een vaste periode zijn of mag die variëren?

Pseudo Agile

Soms is het de vraag of een werkwijze of project wel Scrum of Agile mag heten. Zo komen wij teams tegen die denken dat ze ‘Agile’ zijn als ze een keer per week bij elkaar komen en een todo lijst bespreken. De todo lijst die ook in PRINCE2 bekend is, is dan omgedoopt naar de Agile benaming: product backlog. Maar die naamswijziging alleen maakt een team niet Agile. Of het voorbeeld van een bouwplaats waar Scrum was ‘geïntroduceerd’ omdat het team nu elke ochtend begon met een staand werkoverleg (maar verder niets uit de Scrum methode overnam).

Er kan verwarring is door eigen variaties op Agile of Scrum en dat is soms onhandig omdat het onduidelijkheid en communicatieruis brengt. Zo kwamen we naar aanleiding van onze Agile Scan een organisatie tegen waarbinnen er wel drie verschillende definities bleken te leven van de Scrum rollen en hun bijbehorende taken en verantwoordelijkheden. Niet weinig komen we bedrijven tegen die nog niet helemaal Agile durven te werken of het om andere redenen ‘half’ implementeren. Bijvoorbeeld word de functie van projectleider in stand gehouden, terwijl die in een Agile team geen rol meer heeft en dan vaak in de weg gaat zitten bij het Agile proces.

Wat is “Agile werken”?

In de wirwar van allerlei Agile stromingen is er meer recent ook de term “Agile werken” bijgekomen. Binnen het kader van agile werken wordt minder naar de structuur achter een project of samenwerking gekeken en richt men zich op de achterliggende menselijke samenwerking. Sommige partijen noemen dit ook wel de ‘Agile mindset’ en die omvat zaken als:

  • flexibele mindset
  • niet hiërarchisch leiderschap
  • vertrouwen
  • focus
  • open communicatie
  • (en meer)

Dit soort waarden zijn enerzijds essentieel in de samenwerking maar anderzijds lastig te implementeren zonder ook naar de structuur te kijken van organisaties en hun projecten. Je kan ‘vertrouwen’ of een ‘growth mindset’ niet opeens installeren. Mogelijk zelfs dat het andersom werkt: door het implementeren van een agile of scrum raamwerk neemt onderling vertrouwen en open communicatie tussen de teamleden toe.

De uitspraken: ”wij hoeven niet te plannen want wij werken Agile” of “Agile is meer een houding en mindset dus we hoeven niet gestructureerd te werken” komen we ook regelmatig tegen. Maar Agile is niet vrijblijvend en zeker meer dan alleen een mindset. De belangrijkere onderliggende vraag is: hoe organiseren wij ons project  en welke afspraken maken we dan met elkaar over de aanpak?

agile team is bezig met de planning

Conclusie

Agile (werken) kan grote voordelen brengen in je organisatie. Projecten gaan vaak sneller en de motivatie van de deelnemers stijgt duidelijk. Dat organisaties experimenteren met werkwijzen en hun eigen sausje van Agile of projectmanagement toepassen is niet verkeerd, want Agile implementeren is vaak maatwerk. Maar let op voor pseudo-agile en verwarring als je niet duidelijk bent in je keuzes en definities. Een projectteam (en moederorganisatie) moet in ieder geval met elkaar besluiten wat Agile voor hen betekent voordat ze hun eigen Agile benadering gaan toepassen.

Het advies aan organisaties en projectleiders is: leer de Agile aanpak zodat je kan besluiten of en hoe je het kan gebruiken in je projecten (en soms niet).

Leave a Reply

Je e-mailadres zal niet getoond worden. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You may use these HTML tags and attributes:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>