We merken dat veel activiteiten op het werk een ‘project’ genoemd worden en dat er veel mensen de rol van projectmanager krijgen, zonder dat er helemaal duidelijk is wat dat eigenlijk inhoudt. Laten we bij het begin beginnen:
Een project heeft een aantal kenmerken
- Je doet een project (meestal) met een groep mensen
- Een project heeft een doel, er moet een resultaat uit komen
- Een project is tijdelijk, dus met een begin en een einde
- Er zijn beperkte middelen, tijd en beperkt geld (budget)
- Er wordt iets gedaan wat onzeker is, het is nieuw en de uitkomst staat niet helemaal vast
Iedereen die projecten meegemaakt heeft (of over projecten leest in de krant) weet dat het in de praktijk niet altijd makkelijk is: projecten bereiken niet altijd het gewenste resultaat, duren langer dan gepland, kosten meer dan beoogd en je moet ook nog samenwerken in een project. Dat is waar projectmanagement om de hoek komt kijken.
Projectmanagement gaat over het beheersen van projecten, met als doel om binnen planning, binnen budget gewenste resultaten te bereiken. En dat alles in relatieve harmonie met de betrokken projectleden en stakeholders.
Hoe werkt projectmanagement?
Projectmanagement is een stijl van management die zich laat kenmerken door een aantal uitgangspunten:
- Gestructureerd werken
- Transparant werken
- Meten is weten
- Planmatig werken
- Rollen, taken en verantwoordelijkheden
- Samenwerking met je team
- Organiseer de omgeving van je project
Projectmanagement = gestructureerde aanpak
Het meest in het oog springende element van projectmanagement is: werken in een structuur. Oftewel het werk wordt opgedeeld in een aantal opeenvolgende fases of werkpakketten. In figuur 1 zie je een typische fasering van een project.
Figuur: 1 Typische fasering van een project
Uitgangspunt bij fasering is dat je steeds naar een mijlpaal toewerkt aan het einde van een fase. Dit is een deel van het werk zoals een ontwerpvoorstel, de bouw van een deel van je project of een testen van wat er opgeleverd is.
Waterval en nog veel meer structuren voor projectmanagement
De fasering uit figuur 1 wordt ook wel eens de ‘waterval’ fasering genoemd omdat het uitgangspunt is dat je niet teruggaat in de fasering. Dus niet tijdens de bouw nog eens opnieuw gaan zitten discussiëren over het ontwerp van het project. Je wilt niet tijdens de bouw van een kantorenflat nog eens gaan twijfelen over het aantal verdiepingen.
Projectmanagement is zakelijk en doelgericht: er mag gepraat en ontworpen worden maar als er eenmaal een besluit is genomen dan gaat men aan de slag.
De waterval aanpak, voor zover die in de praktijk echt toegepast wordt, is maar een van de vele manieren hoe je de fasering kunt managen. Hieronder een aantal voorbeelden.
Staged Delivery
Figuur 2: Staged Delivery: eerst de grote lijnen en dan de details in stages
Bij Staged Delivery wordt er opgeleverd in deelfases, waarbij er eerst ontworpen wordt op hoofdlijnen en daarna de details verder uitgewerkt worden in kortere deelfases.
Design To Schedule
Figuur 3: Design to Schedule: belangrijkste elementen eerst, dan de rest als er nog tijd of budget is
Een variatie op Staged Delivery is Design To Schedule, waarbij er ook in kortere ‘stages’ wordt opgeleverd. Daarbij worden de belangrijkste onderdelen eerst gedaan in het project en dan de minder belangrijke. Totdat het budget of de tijd op is. Zo is er minder kans op budget- of tijdsoverschrijdingen en worden de belangrijkste elementen in een project toch eerst gedaan.
Evolutionary Prototyping
Nog een veel voorkomende structuur van projectmanagement is Evolutionary Protoyping (al wordt het vaak anders genoemd). In Evolutionary Prototyping wordt er ‘geknutseld’ aan een ontwerp totdat het goed genoeg is. Deze fasering kan goed werken bij nieuwe productontwikkeling.
Figuur 4: Evolutionary Prototyping
Agile, Scrum?
De kenners zien dat een Design to Schedule en Evolutionary Prototyping structuur beginnen te lijken op de Agile methodes. Alhoewel sommige Agilisten zullen claimen dat ze veel vrijer met wijzigingen in een project kunnen omgaan dan in een Design to Schedule structuur is het niet zo dat een Agile of Scrum project geheel zonder structuur werkt. Sterker nog, de Scrum guide staat vol met richtlijnen voor de structurele aanpak van een Scrum project.
Figuur 5: Scrum ‘structuur’
Een projectleider kan dus kiezen welke structuur het beste past bij zijn of haar project, waarbij Scrum, een van bovenstaande modellen of nog meer andere structuren die hier niet genoemd zijn de mogelijkheden vormen. Een belangrijk element van projectmanagement is het kiezen van de juiste structuur bij een (nieuw) project.
Transparant werken
Een tweede eigenschap die je telkens tegenkomt in projectmanagement is dat er transparant gewerkt moet worden. Met andere woorden: projectleiders en mensen die projectmatig werken proberen besluiten te nemen op basis van open en eerlijke informatie. Ook als een project minder goed loopt dan moet dat snel duidelijk worden. Anders kan je vertragingen, onzekerheid, kostenoverschrijdingen en andere problemen ook niet aanpakken.
Dat betekent dat ervaren projectmanagers bij een nieuw project eerst duidelijkheid zullen proberen te verkrijgen over een aantal zaken: waarom doen we dit project? Wat gaan we opleveren? Welke besluiten moeten er genomen worden om tot resultaat te komen?
Het is de manier van een projectleider om grip op het project te krijgen. Bij projecten in een bestuurlijke omgeving kan transparantie nog wel eens botsen met de politieke realiteit. Politiek is niet altijd gebaat bij transparantie en besluiten in een project worden nog wel eens uitgesteld worden omdat de verschillende belangengroepen er niet uitkomen. Hierdoor heeft een projectleider minder grip op het project (doorlooptijd) dan bij projecten waarbij er minder politieke krachten spelen.
Meten is weten
Met transparantie hangt samen dat projectmanagers van ‘harde’ cijfers houden. Dat is lekker duidelijk en niet ambivalent. Modern projectmanagement heeft een historie van ontwikkeling met name in de infrastructuur en techniek: tijdens de bouw van wolkenkrabbers in de jaren 30 in de VS, de race naar de maan in de jaren 60 en later tijdens de IT-revolutie vanaf de jaren 80. Dit zijn allemaal projecten met een min of meer ‘tastbaar’ resultaat.
Tegenwoordig gaan projecten ook vaak over veel organische, fluïde en minder tastbare thema’s. Bijvoorbeeld: de aanpak van de kwaliteit van het onderwijs, het verbeteren van de kwaliteit van een productportfolio of het verbeteren van de zorg. Toch zal een projectleider in dergelijke situaties ook aansturen op duidelijk meetbare resultaten en inzet van middelen, tijd en menskracht.
Planmatig werken
Invoering van projectmanagement gebeurt vaak omdat men behoefte heeft aan meer grip op de projecten: projecten duren te lang en/of ze lopen te vaak uit budget en de uitkomsten zijn niet goed genoeg. Een projectmatige aanpak is om die reden gebaat bij transparantie en meetbaarheid. Je kan je kosten niet beheersen als je niet goed waar de kosten (lees: tijd, geld) in gaan zitten.
Daarbij wordt er naar voren en teruggekeken. Naast het invoeren van een duidelijke projectstructuur (fasering) gaat men vooruit plannen en terugkijken of het volgens plan is verlopen. Dus eerst nadenken, dan bouwen en dan kijken of het gelukt is (testen). Dus ‘eerst denken en dan doen’. Of, werken met de PDCA cyclus (Plan, Do, Check, Act). Het komt allemaal min of meer op hetzelfde neer.
Projectmanagement = het werk opdelen in delen
Met het plannen van je project is het ook nodig om de taken te verdelen. Binnen een project worden zo een aantal rollen gedefinieerd. Bijvoorbeeld: Opdrachtgever, projectleider, deelprojectleider, adviseur, uitvoerders, projectondersteuner en dergelijke. Of in een Scrum project: Client, Product Owner, Scrum Master, Developers.
Er zijn veel manieren voor het toekennen van rollen en er is niet een goede of verkeerde manier als maar duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en welk deel van het werk door wie gedaan moet worden. En wanneer het klaar moet zijn.
Afhankelijk van de omgeving en de cultuur van een organisatie zal er voorkeur gegeven worden aan een meer hiërarchische rolverdeling of een meer platte organisatie van het project. En dat is ook niet beter of slechter, het moet alleen passen bij de mensen die in en met het project werken.
Projectmanagement is werken met mensen
Een project is eigenlijk altijd een groepsinspanning en dus moet er aandacht zijn voor de samenwerking. Een ervaren projectleider of Scrum Master beheerst niet alleen de technieken van het vak maar weet (vooral) ook goed hoe hij met mensen moet omgaan. Of hij nu een meer hiërarchische rol heeft of een meer ondersteunende stijl van leiding geven heeft (Scrum Master) de menskant van projecten is belangrijk voor het succes van het team.
Manage de omgeving van je project
Niet alleen het team is belangrijk, ook de omgeving van een project verdient de nodige aandacht. Wat doe je als je een project moet doen in een matrixorganisatie waarbij projectleden in vele projecten en afdelingen tegelijk moeten opereren? Hoe ga je om met een klant die zelf niet goed weet wat hij wil en steeds van mening verandert? Hoe bescherm je je project tegen de ongetwijfeld goedbedoelde initiatieven van het hoger management die je project dreigen te doorkruisen? Hoe breng je de belangen van een doelgroep en (andere) subsidieverstrekker voor je project samen? Enzovoort.
Projectmanagement in de praktijk
Bovenstaande uitgangspunten geven een beeld van wat een projectleider in de praktijk allemaal moet doen om zijn of haar project te managen. En hetzelfde geldt in een iets ander kader voor het werk van een Scrum Master. Binnen deze principes zijn er natuurlijk veel stijlen van projectmanagement waarbij het onderwerp van het project (de zorg, de bouw, IT, energiebesparing, gedragsverandering, nieuwe productontwikkeling, migratie van een website, enz.) en de omgeving van het project zullen bepalen wat het beste past. Een project managen bij een start up met jonge honden doe je anders dan bij een grote multinational. Non profit organisaties vragen om een andere projectstijl dan industriële organisaties.
Als je meer wilt lezen over wat projectmanagement inhoudt, lees ook de projectmanagement topics. Ook interessant: bij PRINCE2 wordt er gewerkt met 7 principes van projectmanagement en bij PMI met 12 uitgangspunten. Deze principes geven net op een andere manier een blik op projectmanagement, maar net zo relevant als dit artikel. Zie hier een overzicht van onze opleidingsmogelijkheden voor projectleiders
