Er zijn veel hulpmiddelen en tools die soms handig, soms noodzakelijk zijn voor het goed managen van een project. Hieronder staan een aantal (software-)tools die handig kunnen zijn bij de uitvoering van je project. Let op, we hebben sommige van onderstaande tools uitvoerig getest, andere alleen kort even bekeken. Lees het dus niet als een aanbeveling (of juist niet). Een andere belangrijke opmerking is dat goed projectmanagement vrijwel nooit begint met een tool. Sterker nog, een verkeerd ingezet hulpmiddel kan een niet al te goed gemanaged project verslechteren (bijvoorbeeld omdat men zich alleen nog maar richt op het goed invullen van de templates in de tool in plaats van het eigenlijke projectwerk).
In de regel is het van belang eerst de organisatie van het project en het team op orde te krijgen en dan eventueel met een tool het projectmanagement te vergemakkelijken. Begin dus niet met een cursus MS project als je niet eerst een opleiding of cursus projectmanagement hebt gevolgd. Of op zijn minst er een goed boek over hebt gelezen.
Wat voor tools zijn er voor het managen van een project?
Globaal zou je kunnen zeggen dat er een aantal doelen zijn van projectmanagement-tools:
- Tools om (beter) mee te plannen. Hieronder valt bijvoorbeeld MS project en alternatieven om zogenaamde Gannt charts mee te maken
- Tools om (beter) mee te communiceren. Hieronder vallen tools waarmee je taken en notities kunt sturen aan elkaar, maar ook tools om een goede projectadministratie mee op te zetten, zodat gemaakte afspraken en ontwerpdocumenten gemakkelijk beheerst kunnen worden
- Tools om taken mee te verdelen. Deze functie zit ook in MS project, maar op een geheel andere manier in tools voor Agile en Scrum projecten, zoals bijvoorbeeld in Jira.
- Tools om tijd mee te schrijven en de voortgang van een project te bewaken.
- Tools om de kwaliteit van project(tussen)resultaten te bewaken. Bijvoorbeeld een tool om automatisch nieuw geschreven software te testen. Deze tools zijn zeer domeinspecifiek en zullen we hier niet verder bespreken. Een tool voor het bewaken van softwarekwaliteit is totaal iets anders dan een tool voor het bewaken van de kwaliteit tijdens de bouw van een nieuwe farmaceutische productielijn. En zo zijn er per branche en per soort project honderden handige tools, die we onmogelijk hier kunnen bespreken.
Vaak hebben de projectmanagement tools een combinatie van bovenstaande mogelijkheden of kunnen ze zelfs alles. In theorie dan. In de praktijk leiden veel mogelijkheden tot veel gedoe, waardoor mogelijkheden eerder in de weg zitten dan nuttig zijn.
Keep It Simple
Dat brengt ons tot een vraag die je jezelf moet stellen voordat je aan project tools gaat denken: Welk probleem moeten we oplossen met een tool? en Wat is de meest simpele oplossing die voldoet? Projecten zijn al lastig en complex genoeg van zichzelf. Gaat het dan echt helpen om een alles-in-een pakket te kopen, daar lessen in te volgen en vervolgens vele uren bezig te zijn om de tool goed te gebruiken? Vaak volstaan een paar simpele formulieren of templates in een office pakket (word/excel of open source varianten. Zoals bijvoorbeeld de templates die wij open source aanbieden. Een planning en afspraken lijstje in excel is vaak genoeg. Een dropbox account (of andere cloud dienst) is vaak een simpele oplossing als centrale opslag (en backup) van de projectadministratie. Let wel goed op de beveiliging en privacywetgeving als het gaat om persoonsgegevens.
Kortom wees niet een fool met een tool (want die is nog immer een fool).
Auteur: Wouter Baars
