Wat is ‘projectmanagement’?
Projectmanagement is het beheersen van projecten. Het doel daarvan is om een project op tijd, binnen budget, volgens afspraak en in relatieve harmonie voor elkaar te krijgen. Een project kent vele definities, maar het meest wordt er onder verstaan: een resultaat of doel dat je wilt bereiken binnen een afgebakende tijd met een groep mensen. Bij projecten hoort ook altijd een element van onzekerheid en risico.
Wat zijn kernwaarden van projectmanagement?
Het hangt een beetje af van welke benadering of welke school je kiest voor projectmanagement, maar meestal kom je deze elementen tegen:
- transparantie (ook over dingen die onzeker of risicovol zijn)
- betrouwbaarheid (dus “afspraak is afspraak”)
- gefaseerde, gestructureerde aanpak
- plannen, meten en controleren van projectvoortgang op basis van ‘meetbare waarden” (dus geen ‘vaagheid’)
- eerst denken dan doen (planmatig werken)
Hoe vaak mislukken projecten?
Hier vind je in verschillende studies verschillende getallen over maar kijk niet verbaasd op als die in lijn liggen met: 2/3 van de projecten gaan over het budget heen en gemiddeld duren projecten 2x zo lang dan gepland. Lastig aan deze getallen is de vraag wanneer je een project als ‘mislukt’ beschouwt. Is een project dat langer duurt mislukt? Is het mislukt omdat het duurder is geworden? Als mensen niet tevreden zijn met het resultaat? En als er halverwege besloten is om het project uit te breiden waardoor het later klaar was, is het dan nog steeds mislukt?
Verder spelen bij met name grote projecten politieke elementen een rol. Is het project van de aanleg van de Noord/Zuidlijn een mislukt project? Is de invoering van het VMBO onderwijs gelukt of mislukt? Is het plaatsen van windmolens voor de kust van IJmuiden een succes of niet? Afhankelijk van de politieke kleur zal het antwoord positief of negatief zijn. De beeldvorming tenslotte in de media helpt ook niet. Het is niet erg interessant nieuws om te schrijven over een project dat binnen budget en op tijd klaar was.
Maar gezien de statistieken en beeldvorming mogen we zeker concluderen dat projecten doen een uitdagende bezigheid is!
Waarom zijn projecten (vaak) te laat?
Er kan veel misgaan in een project. Dit kan al direct bij de start gebeuren: een projectopdracht is niet duidelijk, er is miscommunicatie. En dan nog een hele lijst van oorzaken: er is te weinig tijd voor het project of te weinig geld. Of er is juist te veel tijd en geld waardoor er te weinig urgentie ervaren wordt. Het team valt uit elkaar, mensen doen te veel projecten tegelijk, rollen en taken zijn onduidelijk, er is gebrek aan besluitvaardigheid of juist sprake van drammerigheid en nog meer.
Een ervaren projectleider zal gevoel ontwikkelen voor valkuilen en daar een antwoord op hebben. Soms kan een eenvoudige planningstechniek helpen, soms een visualisatie van de dilemma’s bij een besluit, soms moet er meer in het sociale domein gehandeld worden (teamvorming, motivatie, conflicthantering) . Het zijn maar een paar voorbeelden van de ‘gereedschapskist’ van een projectleider.
Hoe kijken jullie aan tegen al die verschillende projectmanagement methodes zoals PRINCE2, PMI, V-model, Projectmatig creëren, PMW, enzovoort?
De verschillende projectmanagement methodes beschrijven in feite de gereedschapskist van een projectleider en een ’taal’ die projectleden met elkaar spreken zodat taken en verantwoordelijkheden beter afgesproken kunnen worden. Maar er is veel overlap tussen de verschillende aanpakken. Ze gaan allemaal uit van een gestructureerde fasering van projecten en beheersing van die fases. De ene methode zal iets meer nadruk leggen op de menskant en de andere meer op procedurele en administratieve aspecten van een project.
Maar of je iets een fase (PMW) of een werkpakket (PRINCE2) noemt, in beide gevallen komt het neer op een groepering van werkzaamheden met een tussenresultaat. Je zou projectmanagement ook wel de kunst van het ‘stappenplan’ kunnen noemen.
Het is voor de opleiding van een projectleider verstandig om één van de bekende methodieken te leren en de andere te verkennen (om in te zien dat de methodes in essentie erg op elkaar lijken en ook uitwisselbaar zijn). Eenmaal bekend met een projectaanpak is het niet zo moeilijk om in een andere ‘stijl’ te werken.
Kan een projectmanagement methode ook niet verstikkend werken?
Ja dat kan. Sommige methodes, met name PRINCE2 en PMI zijn zo gestructureerd dat het risico ontstaat dat je als projectleider meer bezig bent met ‘projectbureaucratie’ dan met resultaat boeken. We moeten als projectleden er nu eenmaal mee leven dat projecten in zekere mate onzeker zijn of misschien zelfs wel chaotisch. Dan is het aanbrengen van structuur alleen nuttig als dat ook kan. Met andere woorden: als een project te veranderlijk is of in een te chaotische omgeving plaatsvindt dan kan het aanbrengen van structuur soms eenvoudigweg niet. Of leidt het tot schijnstructuur (veel regels afspreken en administreren zonder dat de regels nageleefd worden). Een projectmatige schepping van een roman of theaterstuk zal vermoedelijk tot een saai boek of voorstelling leiden. Een ondernemer van een startup moet je niet te veel vastpinnen met structuren. Een webapp die voortdurend verandert is nooit klaar. Mogelijk kan een projectteam in dit soort gevallen dan het project beter onder controle krijgen met een agile aanpak.
Heeft een projectleider dan altijd dezelfde aanpak?
Hoe ervarener een projectleider is, hoe meer hij kan ‘spelen’ met de projectmanagement technieken. Soms moet er een uitgebreid project opgetuigd worden met een dik en goed doordacht projectplan, soms is een gesprek met het projectteam al genoeg om een project op gang te krijgen. Veel projecten hebben meer structuur nodig, een enkel project juist minder (of soms een andere structuur). Als er een factor is die nog veel meer bepaalt of een project succesvol zal zijn dan de ‘juiste’ projectmanagement aapak dan is het wel: een goed team.
Waarom is projectmanagement belangrijk?
Goed projectmanagement leidt tot minder risico’s, lagere projectkosten en minder stress bij de projectleden. En versnelling van het project natuurlijk. Hoeveel hebben mislukte projecten gekost? Wat als we de kans op mislukking kunnen verlagen met 20, 30, 50% door beter projectmanagement? Al is het maar door beter te filteren op kansloze projecten en die niet te beginnen.
Nog belangrijker zijn de minder zichtbare kosten: Hoeveel kost het als jouw bedrijf een half jaar later met een nieuw product komt? Wat zijn de kosten van een organisatie die niet goed kan veranderen (immers projecten zijn veranderingen)? Wat zijn de kosten van medewerkers die stress hebben van niet goed lopende projecten?
Een goed lopende projectorganisatie betekent dat je organisatie in staat is om te innoveren. Dat is misschien wel de belangrijkste reden waarom een goede projectorganisatie belangrijk is.
Moeten veranderingen altijd projectmatig of is het soms beter om te veranderen door middel van een andere benadering?
Projecten gaan over veranderingen (een nieuw product, een verbetering, een aanpassing in de organisatie, enzovoort) maar het is niet de enige manier om te veranderen. Projectmanagement werkt goed als er een duidelijk eindresultaat is te bepalen, zoals in de bouw, industrie of bij productontwikkeling. Maar als een project meer op het sociale domein komt kan een andere benadering beter zijn. Als een projectdoel is dat (de mensen van) een organisatie klantvriendelijker moet(en) handelen dan zijn cultuurveranderingstrajecten, onderwijsprogramma’s, motivatie onderzoeken of coachingstrajecten waarschijnlijk meer op hun plaats dan een project met ‘harde’ doelstellingen. Een dergelijk traject kan overigens weer wel projectmatig worden georganiseerd (dus met een gefaseerde opzet).
Wat is het verschil tussen projectmanagement en projectmatig werken?
Eigenlijk is er geen groot verschil. Vaak wordt met projectmatig werken een soort ‘lichtere’ versie van projectmanagement bedoeld, waarbij er wat minder ingewikkelde technieken worden ingezet. Maar meestal worden de termen door elkaar gebruikt. Onze basiscursus projectmanagement is net zo goed een cursus projectmanagement als een cursus projectmatig werken.
Waarom duurt jullie projectmanagement opleiding 3 dagen?
We zijn van mening dat dit genoeg is om alle essentiële kennis en technieken te behandelen. Alhoewel je na de cursus niet ‘ineens’ een ervaren projectleider bent, heb je dan wel een goed gevulde ‘gereedschapskist’ voor projectleiders. Het vervolg van het leertraject bestaat er dan uit het geleerde toe te passen in de praktijk. Na een paar jaar kan je dan zien waar de volgende ontwikkelpunten voor jou als projectleider liggen.
Hoe lang duurt het voordat je een ervaren projectleider bent?
Reken op een paar jaar. Beginnende projectleiders zullen veel meer willen vasthouden op de technieken en methodes, meer ervaren projectleiders zullen zich meer op de mensen richten. Naar onze ervaring zie je dat hoe meer ervaring een projectleider heeft, hoe meer hij of zij zich zal richten op ‘simpele’ oplossingen in plaats van uitgebreide projectmanagement methodes of tools. De kunst is om te overzien welke simpele interventies het beste resultaat zullen hebben.
Hoe ziet de ideale projectleider eruit?
Die vraag kan je niet zo beantwoorden. Projecten zijn inhoudelijk te verschillend. Een projectleider die bezig is met de ontwikkeling van een nieuw vaccin heeft andere kwaliteiten nodig dan een projectleider die de markt probeert te veroveren met elektrische auto’s. Er zijn veel verschillende soorten projectleiders die andere competentieprofielen hebben. Elke ‘soort’ projectleider kan succesvol zijn als hij werkt in de juiste omgeving.
Sommige coaches en recruiters werken graag met persoonlijkheidsmodellen zoals MBTI, Birkman, Big 5, Disc, CliftonStrengths, Belbin, enzovoort. Alhoewel dit soort tests hun nut kunnen hebben, moet je terughoudend zijn om ze te gebruiken als ‘geschiktheidstest’ voor projectleiders.
Organisaties verschillen misschien namelijk veel. Een project doen in de zorg vraagt een geheel andere stijl en wellicht persoon dan een project doen bij een startup of bij een grote multinational. Een projectleider bij de overheid zal meer politieke antennes moeten hebben dan een projectmanager bij een importeur van auto-onderdelen. Projecten doen in de kunst- of cultuursector vraagt om weer een andere politieke sensitiviteit. Deel van de ontwikkeling tot een ervaren projectleider is het zelfonderzoek om te kijken in welke omgeving en bij welke soort projecten je het beste tot je recht komt als projectleider.
Projectmanagement in de zorg, projectmanagement bij de overheid? Zijn daar aparte opleidingen voor nodig?
Naar onze bescheiden mening heb je niet een aparte opleiding “projectmanagement in de zorg, overheid, of welke sector dan ook nodig. De basiskennis is voor alle sectoren gelijk en ook de technieken zijn hetzelfde. Alleen het toepassen van bepaalde technieken werkt (soms) net even anders. Een gedetailleerde planning maken in een organisatie die politiek gestuurd wordt (overheid, maar ook bijvoorbeeld NGO’s of stichtingen en verenigingen) is minder effectief dan in een commerciële organisatie. We behandelen de verschillen in onze opleidingen voor projectleiders waarbij het belangrijkste is dat de projectleider in opleiding weet wat waar wel en niet toe te passen. Door het samenbrengen van een gemengde groep uit zowel profit als non-profit organisaties met verschillende organisatieculturen leren de deelnemers bovendien veel van elkaar.
Hoe kan ik een meer leren over projectmatig werken en projectmanagement?
Kijk bijvoorbeeld hier in onze eigen open source beschrijving van projectmanagement. Verder is de Nederlandstalige pagina van Wikipedia wat summier, maar de Engelstalige Wikipedia geeft een uitgebreide inleiding op projectmanagement.
Kijk verder bijvoorbeeld ook op de websites van internationale projectmanagement instituten of initiatieven om kennis te delen:
Kan ik op een andere manier dan door middel van jullie opleiding leren om Projectleider te worden?
Mensen leren op verschillende manieren en hebben daar hun eigen voorkeuren in, bijvoorbeeld:
- door boeken, video’s en andere media te lezen en bekijken
- door zelf dingen uit te zoeken op het internet
- door aan de slag te gaan en direct in het ‘diepe te duiken’
- door het uitwisselen van ervaringen en verhalen
- door te leren van anderen (bijvoorbeeld meer ervaren projectleiders)
- door intervisie of coaching
- door rollenspellen
We proberen in de training zoveel mogelijk interactieve en verschillende leerstijlen aan te bieden zodat het materiaal op verschillende interessante manier tot de cursist komt. Als je al gevorderd bent in projecten en je al een en ander eerder geleerd hebt dan zou je ook coaching kunnen overwegen. Als het gaat om een groep cursisten zou je zelfs coaching on the job kunnen overwegen, waarbij een van onze trainers een tijd met jullie projecten meeloopt.
Welke scholing kan je aanraden voor meer ervaren projectmanagers?
Als je kijkt naar ons aanbod van bedrijfsopleidingen dan zijn de trainingen op gebied van vaardigheden en soft skills iets wat mogelijk interessant is voor meer ervaren projectmanagers. En de trainingen op gebied van programmamanagement of portfoliomanagement.
Wat is het verschil tussen een projectleider en een projectmanager?
Eigenlijk is er geen echt verschil tussen een projectleider of een projectmanager. Beide termen worden door elkaar gebruikt. In sommige organisaties wordt projectleider meer gebruikt bij kleinere projecten of beginnende projectleiders en projectmanager bij grotere projecten, maar dat verschil wordt niet overal zo gemaakt.
Daarnaast wordt er een verschil gemaakt tussen een ‘leider’ en een ‘manager’. Waarbij een leider meer een ‘gids’ is voor een groep. Hij of zij stuurt de groep niet alleen aan, maar hij of zij heeft ook de visie, motiveert het team en heeft veel oog voor de menskant. Waarbij een ‘manager’ veel meer werkt vanuit het operationele: hij of zij zorgt ervoor dat de planning gemaakt wordt en dat het werk goed uitgevoerd wordt. In de praktijk worden deze beide termen ook door elkaar gebruikt.
En projectcoördinator of projectassistent. Wat is dat dan?
Organisaties bedenken soms zelf termen voor rollen in projecten. Een term die we regelmatig tegenkomen is: “projectcoördinator”. Het is van belang om met elkaar goed af te spreken wat die rol (en andere rollen zoals projectassistent, projectplanner, enzovoort) inhouden en wat verwachtingen zijn ten aanzien van taken en verantwoordelijkheden.
Is een projectcoördinator verantwoordelijk voor de voortgang en eindresultaat van een project? Dan is het een projectmanager! of is het een administratieve hulp van de projectleider die hem of haar moet helpen in het overzicht houden en contact houden met de projectleden.
Waar het misgaat als een rol taken toegedicht krijgt zonder de middelen om dat te kunnen doen: een “projectcoördinator” die ervoor moet zorgen dat het project op tijd klaar is, zonder dat hij of zij deadlines mag stellen aan de teamleden bijvoorbeeld.
Is het “projectmanagement” of “project management”?
In het Nederlands is het projectmanagement (1 woord) en in het Engels is het project management (2 woorden. Maar aangezien op het werk Engelstalige termen ruim geïntroduceerd zijn mag je wat ons betreft beide termen gebruiken.
