Projectmanagement in de zorg

wegwijzer borden in een ziekenhuis

Hoe voer je projecten uit in een zorgomgeving?

In de basis is projectmanagement in de zorg niet anders dan projectmanagement in andere omgevingen, maar toch zijn er een aantal specifieke dingen waar je op moet letten.

Veel verschillende soorten projecten in de zorg

  • Het ontwikkelen van een ‘patiëntenkaart’
  • Het terugdringen van ziekteverzuim onder oudere zorgmedewerkers
  • Het implementeren van een nieuw registratiesysteem voor de verwerking van betalingen tussen de instelling en de zorgverzekeraar
  • Het implementeren van nieuw beleid van de Zorgautoriteit
  • De ontwikkeling van een nieuw medicijn voor een zeldzame ziekte
  • Het samenvoegen van een aantal afdelingen van 3 samenwerkende ziekenhuizen
  • Het zoveel mogelijk voorkomen van nieuwe infecties
  • Het opstarten van een aantal nieuwe locaties voor kinderopvang
  • Het ontwikkelen van nieuwe therapievormen, samen met een patiëntenvereniging
  • Het organiseren van vakanties voor families met gehandicapte kinderen
  • Het terugdringen van de wachttijden in de geestelijke gezondheidszorg
  • Het inrichten van een zorgloket bij een gemeente
  • Het ontwikkelen van een nieuw kostenmodel voor een zorginstelling
  • Het tegengaan van eenzaamheid bij ouderen in een bepaalde wijk
  • En nog (veel) meer…

Al bovenstaande voorbeelden van projecten hebben een eigen projectdoel en resultaat en eigen traject. Dan varieert het ook nog tussen hele grote projecten en soms zelfs programma’s en hele kleine projecten. Dat betekent dus ook dat de aanpak telkens een beetje anders zal moeten zijn bij de uitvoering van een project.

Zorgmedewerkers in overleg

Hoe kan projectmatig werken helpen

Stel dat je als projectleider aan het begin van een dergelijk project staat, wat zijn dan de dingen die helpen? Als je kiest voor een projectmatige aanpak dan maak je gebruik van een aantal principes:

  • Transparantie
  • Duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden
  • Een gefaseerde aanpak
  • Eerst nadenken, plannen en dan doen
  • Risico’s en onzekerheid omarmen
  • Samenwerken

Helder over doelen, tussenresultaten en middelen

Transparant werken betekent dat je als projectteam en als beslissers weet waar je aan toe bent: Wat is het doel van dit project en wat is het resultaat? Hoe en hoe vaak gaan we dat meten? Hoeveel geld mag iets kosten? Wanneer moet iets klaar zijn? Enzovoort. Dit helpt bij het volgende punt: de verdeling van het werk en het mandaat

Verdeling van het projectwerk

Iedereen heeft het te druk en zeker in de zorg hebben medewerkers vaak last van werkdruk. Op het moment dat je in je project gaat werken met duidelijke rollen en taakverdelingen en ook duidelijkheid schept over de besluitvorming dan voorkom je dat werk dubbel, in de verkeerde volgorde, te laat of helemaal niet gedaan wordt. Dat brengt rust omdat de projectmedewerkers weten waar ze aan toe zijn.

Een project gaat in een aantal stappen

Of je nu een project meer lineair of meer agile aanpakt, in beide gevallen gaat het project in een aantal fases. Uitgangspunt is dat je eerst nadenkt over wat er allemaal moet gebeuren, dan besluit, prioriteert en een planning maakt. En dan die planning uitvoert. Dit voorkomt dat al het werk op een grote hoop komt te liggen en je er geen controle over hebt anders dan dat je elke dag maar een stukje doet van de berg werk doet. Als je planmatig werkt, geeft dat controle over het werk omdat je het in stukjes uitvoert. Dit biedt individuele voordelen (timemanagement!) en geeft ook grip op de doorlooptijd van het project in zijn geheel.

Onzekerheid bij projectmanagement

Projecten gaan nooit precies volgens planning waardoor je als projectleider moet kunnen leven met een bepaalde mate van onzekerheid en onvoorspelbaarheid. Dat wil niet zeggen dat je dus maar helemaal niet meer hoeft te plannen! Maar risico’s en onzekerheid horen bij projecten en de beste manier om daar mee om te gaan is om daar open over te zijn, met name naar de opdrachtgevers en andere stakeholders.

De cultuur van de zorg

Tenslotte doe je projecten in de regel samen. Het is dus groepswerk en je hebt te maken met de organisatiecultuur waarbinnen je het project moet doen. Organisatieculturen verschillen van land tot land, sector tot sector, organisatie tot organisatie en afdeling tot afdeling.

Je kunt je voorstellen dat als je een project moet doen, samen met een ICT leverancier en een aantal administratieve medewerkers van verschillende afdelingen dat daar een heel andere sociale dynamiek geldt dan bijvoorbeeld wanneer je een fusie moet regelen tussen twee afdelingen waar medisch specialisten de scepter zwaaien. Of bij een project in de jeugdzorg met zorgmedewerkers die dagelijks contact hebben met jongeren.

De cultuur van een werkomgeving is een belangrijke succes- of faalfactor bij projecten. Het is tenslotte mensenwerk. We zien aan de ene kant dus dat er een hele brede waaier is van soorten projecten binnen de zorg en dat de organisatiecultuur erg kan verschillen van plek tot plek en aan de andere kant moeten we rekening houden met een grote invloed van de werkcultuur in de zorg op het al dan niet slagen van je project.

Meestal wordt er gesteld dat je ‘in de zorg’ te maken hebt met een mensgericht cultuur, een warme omgeving waar men veel aandacht heeft voor de mensen die er werken (*). Dat is ook wel logisch omdat zorginstellingen gericht zijn op zorg voor mensen. Uiteraard is dit een vrij grove omschrijving van ‘de werkcultuur’ in de zorg en zal het van organisatie tot organisatie subtiel anders zijn.

Uitdagingen voor projectmanagement in de zorg

De mensgerichte cultuur brengt wel uitdagingen met zich mee in die zin dat de doelgerichte aanpak van projectmanagement wel eens botst met de mensgerichte focus van een organisatie. Wat is belangrijker? Een deadline, binnen budget werken of dat iedereen zich prettig voelt? De uitdaging voor projectmanagers in de zorg is dus om de projecten op tijd en binnen budget af te krijgen zonder dat ze focus op de menskant uit het oog verliezen.

Het helpt als een projectleider in de zorg vaardig is in de soft skills. Regelmatig zullen communicatieve vaardigheden ingezet moeten worden om het project op gang te houden. Een goed begrip van de (sociale) context van een project is ook nuttig om te begrijpen hoe belangen van stakeholders liggen en waar mogelijke weerstand te verwachten valt (en hoe daarmee om te gaan).

Andere uitdagingen voor projecten in de zorg kunnen zijn dat ze vaak in een overheid of semi-overheid omgeving plaatsvinden en moeten voldoen aan veel regels (bijvoorbeeld vanuit de zorgverzekeraars of de overheid).

Welke opleiding heeft een projectleider in de zorg nodig?

Een beginnende projectleider in de zorg heeft het meest baat bij een basisopleiding projectmanagement of projectmatig werken. Liefst een training waarin er ook soft skills geoefend worden.

De basistraining voor projectmanagers in 3 dagen

Voor beginnende projectmanagers of als opfriscursus:

Projectmanagement

  • Complete opleiding
  • 3 dagen
  • Voor iedereen die met projecten werkt

Na die basisopleiding kan een gevorderde projectleider zich verder ontwikkelen met verdere soft skills trainingen (afhankelijk van de behoefte) zoals:

Communicatieve vaardigheden

Effectief communiceren is onmisbaar voor een goede samenwerking. Voor leiders van groepen is het effectief communiceren cruciaal in het sturen van het team. Maar ook voor de teamleden is het belangrijk dat ze goed effectief communiceren. Zeker nu teams en organisaties ‘platter’ worden en meer agile en zelfsturend werken.

Effectief communiceren

  • Hoe communiceer je effectief?
  • 2 dagen
  • Veel oefenen met ervaren trainer

Groepsdynamiek managen

Je geeft leiding aan een team of meerdere teams en je hebt duidelijke plannen en een heus verandertraject om ze te implementeren. Toch pakken je medewerkers zaken niet op.
In de praktijk zal blijken dat je groepsdynamiek goed moet managen. Wat kun je doen?

Werken met weerstand

  • Basisbeginselen van groepsdynamiek
  • 1 dag
  • Weerstand begrijpen en managen

Agile werken in de zorg

Agile is een relatief nieuwe vorm van samenwerken binnen projecten. De methode gaat ervan uit dat je bij sommige projecten niet goed alles kunt voorzien, waardoor het niet zo veel zin heeft om lang vooruit te plannen en dikke projectplannen te maken (die dan toch niet zo uitgevoerd gaan worden). De aanpak wordt daarom kort cyclisch gedaan: om de paar weken wordt een stukje van het project uitgevoerd, opgeleverd en dan wordt er dan besloten hoe verder te gaan.

Deze ‘lenige’ aanpak zien we succes hebben bij onder andere ICT gerelateerde projecten, communicatie afdelingen en bij innovatieve projecten. Voor sommige projecten in de zorg kan agile werken ook voordelen bieden, maar hou er rekening mee dat het niet voor alle projecten werkt. We adviseren projectleiders in de zorg eerst een (algemene) projectmanagement opleiding te volgen en daarnaast aanvullend agile te leren.

Als je nog vragen hebt over projecten in de zorg, agile of andere gerelateerde zaken, neem graag contact met ons op.

(*)Zie bijvoorbeeld het cultuurmodel van Handy