Voor wie zich afvraagt wat het verschil is tussen een projectmanager en een programmamanager hebben we hier wat kenmerken op een rij gezet.
Project of programma?
De eerste vraag die we hiervoor moeten beantwoorden is wat is het verschil tussen een project en een programma? Een definitie van een project is: een resultaat wat je bereikt met een team binnen een afgebakende tijd. Bij programma’s denk je veel groter: een tijdelijke organisatie met daarbinnen een aantal projecten en andere activiteiten waarmee men “waardevolle uitkomsten” probeert te realiseren. Je moet dan bijvoorbeeld denken aan maatschappelijke programma’s zoals de energietransitie, het verbeteren van de gezondheid van bewoners van een stad of provincie of het voorkomen van criminaliteit onder jongeren. Het zijn vaak langdurige trajecten met meerdere organisaties die werken vanuit verschillende discipline (bij deze voorbeelden: sociaal domein, huisvesting, overheid, bedrijven, onderwijs en andere).
Ook binnen het bedrijfsleven komen programma’s voor denk dan bijvoorbeeld aan het ontwikkelen en implementeren van nieuwe diensten en organisatieonderdelen, het starten van innovatietrajecten of het verbeteren van interne onderwijs en ontwikkelingsprogramma’s voor het personeel. Of het starten van bedrijfsactiviteiten in een nieuwe internationale regio.
Programma’s zijn in de regel veel groter dan projecten en duren ook langer. Waar een projectmanager doelgericht naar een projectresultaat werkt, moet een programmamanager veel meer visiegericht werken waarbij doelen in een programma soms aanvankelijk (bewust) vaag zijn. Omdat er veel meer partijen en organisaties betrokken zijn bij een programma dan bij een project vraagt het ook om meer communicatieve en politieke kwaliteiten van de programmamanager.
Projectmanager of programmamanager?
In onderstaande tabel zijn wat verschillen en kernwoorden van de projectmanager en de programmamanager naast elkaar gezet:
| Projectmanager | Programmamanager |
| Doelgericht | Meer politiek vaardig |
| Moet projectmanagement beheersen | Moet projectmanagement en lijnmanagement beheersen |
| Resultaatgericht | Visie gericht |
| Team en stakeholders | Nog grotere omgeving |
| Afspraak is afspraak | Adaptief (veranderende wereld) |
| Resultaat bereiken door team | Resultaat bereiken door meewerkende organisaties |
Waar een projectmanager voornamelijk werkt binnen een team, werkt een programmamanager met meerdere organisaties. Een voorbeeld: stel dat er een project opgestart wordt om obesitas tegen te gaan op een scholengemeenschap dan zal een projectmanager werken met een team van bijvoorbeeld: docenten, een voedingsdeskundige, een arts of psycholoog en jongerenwerker(s). Het project zal zich alleen afspelen binnen een of een paar scholen van één enkele scholengemeenschap.
Als een vergelijkbaar traject als programma wordt opgezet dan zal een programmamanager met veel meer partijen werken, bijvoorbeeld: docenten en bestuurders van diverse scholen, huisartsenposten, een vereniging van diëtisten, organisaties van jongeren werk en sport en spel in de diverse regio’s mogelijk met supermarkten bij de scholen.
Uiteraard kan een programma veel meer bereiken omdat de schaal veel groter is, maar met de grotere schaal is de complexiteit ook groter. Een programmamanager moet dus niet alleen weten hoe de projecten moeten gebeuren binnen zijn of haar programma (ook al doet hij ze niet zelf) maar hij of zij moet ook verstand hebben van hoe staande organisaties werken en hoe binnen die organisaties veranderingen tot stand kunnen komen. En hoe organisaties met elkaar tot afspraken komen.
Van projectmanager naar programmamanager?
Een van de taken van een programmamanager is om de projecten die binnen een programma plaatsvinden aan te sturen. Daarbij is hij soms in de rol van opdrachtgever aan projectleiders binnen het programma en zal hij ze moeten leiden en managen. Dat betekent dus dat je als programmamanager ook zelf goed moet weten hoe projecten wel (of niet) werken. Waarschijnlijk zul je als programmamanager van tijd tot tijd projectleiders moeten ondersteunen, coachen of bijsturen. Dus kennis van projectmanagement is cruciaal voor een programmamanager.
Is het dan ook een logische carrièrestap voor projectmanagers om een programmamanager te worden? Soms. Want naast kennis van projectmanagement moet een programmamanager ook veel weten van lijnmanagement. Want een programmamanager probeert het programmadoel te bereiken samen met (bestaande) organisaties. Organisaties die in hun dagelijkse werkzaamheden ook kleine of soms grote aanpassingen zullen moeten maken in hun lijn en werkzaamheden. Beide vormen van management, van projecten en van een lijnorganisatie zijn nodig in programmamanagement. Programmamanagers kunnen dus ook uit beide werelden komen. Hoe dan ook is projectmanagement kennis een belangrijk startpunt of zelfs voorwaarde om daarna meer te leren over programmamanagement.
Adaptieve programma’s
Omdat de wereld zo snel verandert is een adaptieve houding voor een programmamanager heel belangrijk. De wereld en uitgangspunten bij de start van een programma zijn vrijwel zeker aan het begin en aan het einde van een programma. Met adaptiviteit wordt wat anders mee bedoeld dan “Agile projectmanagement” waarbij men ook van een veranderende omgeving uitgaat. Het gaat wederom om de schaal. Bij een Agile of Scrum gestuurd project is dat op ontwikkelingsniveau van een bepaald projectresultaat (een nieuw product of stuk software) en bij programma’s gaat het om een set van waardevolle veranderingen (binnen de maatschappij of bij (grote) bedrijven) waarbinnen men soms op visie of programmadoelen moet bijsturen.
Uitdagingen voor de programmamanager
Een van de grote uitdagingen van een programmamanager is dat hij of zij resultaat moet bereiken zonder dat hij of zij hiërarchische zeggenschap heeft over de samenwerkende organisaties. Dat lijkt een beetje op het probleem van projectleiders die vaak niet de hiërarchische manager zijn van hun teamleden. Alleen gaat het bij programma’s om veel meer mensen, teams en organisaties. Een programmamanager is dan ook veel tijd kwijt aan het vormgeven van goede samenwerkingsafspraken tussen organisaties en daarbinnen tussen mensen. Een van de kwaliteiten van een programmamanager is dan ook dat hij of zij instaat is mensen enthousiast te krijgen voor een nieuwe visie, van waaruit de samenwerkingsafspraken en doelstellingen daarna opgesteld kunnen worden. Dit is anders dan een projectleider die wel enige visie moet hebben voor bijvoorbeeld goede motivatie van zijn of haar team. Maar zijn afspraken voor een project eenmaal vastgesteld dan kan een projectleider aan de slag en dat is veel gerichter dan het werk van een programmamanager.
Hoe binnen dit alles tot een goed resultaat te komen is het domein van programmamanagement. Wil je daar meer over leren? Doe dan een keer mee met onze tweedaagse opleiding voor programmamanagers.
