Een ding is zeker: organisaties zullen altijd blijven veranderen. Als we ooit eerder een schoolvoorbeeld van deze noodzaak hebben gezien, dan is dit wel in dit COVID-19 tijdperk. Nooit eerder in vredestijd is de wereld zo sterk uit zijn evenwicht gebracht en is de onzekerheid zo groot.
Veranderingen doen zich voor in politieke, economische, sociale, technologische contexten en beïnvloeden regelgeving terwijl de hele omgeving de eerdergenoemde contexten sterk raakt. Vraag is hoe succesvol organisaties zijn om een antwoord te kunnen bieden op steeds complexer wordende vragen vanuit de omgeving en hoe je een aanpak kunt neerzetten die je hierin succesvoller maakt.
Wat is programmamanagement?
Programma’s zijn tijdelijke samenwerkingsstructuren, die organisaties kunnen gebruiken om leiding te geven aan investeringen in verandering. Deze investeringen dienen vaak meerdere organisatiedoelen. Veel programma’s richten zich op innovatie en groei, organisatie-aanpassingen en het versterken van efficiency en effectiviteit.
Deze tijdelijk structuur is ontworpen om leiding te geven aan meerdere onderling gerelateerde projecten en ander werk teneinde waardevolle uitkomsten te bereiken voor 1 of meer organisaties.
Programmamanagement versus projectmanagement
Veel organisaties hebben al ervaring met projecten opgedaan. Toch merken we dat ondanks alle geïnvesteerde effort nog veel overheids- en private organisaties acteren op een laag volwassenheidsniveau waar het gaat om project- en programmamanagement. Dit terwijl tegelijkertijd de noodzaak om succesvol te veranderen met het jaar groter wordt. Wat opvalt, is dat veel organisaties het begrip ‘programma’ gebruiken, maar eigenlijk denken in het besturen van een groot project.
In trainingen tref je veel projectmanagers en middle management aan, terwijl de strategisch/ tactische geledingen van een organisatie weinig tijd lijken te investeren in het leren en implementeren van 1 taal en complementaire processen en werkwijzen voor programma- en projectuitvoering.
En er zijn wel degelijk verschillen tussen de instrumenten project en programma: projecten zijn gericht op het bereiken van concrete resultaten (output), terwijl programma’s zich richten op uitkomsten en baten om (strategische) doelen veilig te stellen.
Wat zijn de belangrijke thema’s van programmamanagement?
Programmamanagement helpt organisaties en professionals op allerlei niveaus in de organisatie na te denken over besturing van verandering in een complexe en sterk veranderende omgeving. En dat is heel anders dan de veelal inhoudelijke sturing die in een niet te onderschatten aantal organisaties leidend is. We willen werken aan duurzaamheid, klimaat, een circulaire economie, het toeslagenprobleem adequaat oplossen…… Kortom: allemaal inhoud en nog belangrijk ook. Maar hoe besturen we dit type grote uitdagingen op een manier dat we bewust zijn van risico’s en ook nog eens flexibel kunnen sturen op nieuwe informatie die kenmerkend is voor de ambiguïteit waarmee we in toenemende mate moeten leven en die uitdagend is voor beslissers?
Dit vraagt om een goed, beproefd en flexibel besturingsraamwerk om complexe opgaven – en dat zijn programma’s altijd in meer of mindere mate – effectief te kunnen besturen. Daarmee dient de vraag zich aan: hoe besturen we hier programma’s? Hebben we de rails gelegd om complexe opgaven tot een goed einde te brengen en hoe ziet die rails, dat raamwerk, er nu precies uit in onze eigen organisatie en bij de organisaties waarmee wij samenwerken. We zien dat het formuleren van de programma-inhoud en de -besturing steeds samen optrekken. En dat is belangrijk omdat steeds meer organisaties inzien dat hun bestaande lijnprocessen simpelweg ontoereikend zijn om complexe veranderingen te besturen. Te meer ook omdat het hier om gezamenlijke investeringen gaat met samenwerkingspartners binnen maar niet zelden ook buiten de eigen organisatie.
Programmamanagement werkt in zijn ontwerpaanpak aan een duidelijke visie die concreet vertaald wordt in resultaten, bekwaamheden, uitkomsten en baten. Tegelijkertijd gaat het ontwerp niet louter over inhoud maar staat ook het vraagstuk van besturing centraal. In een heldere programmastrategie worden antwoorden gegeven op de vraag over hoe we dit specifieke programma hier concreet besturen en plannen geven inhoud aan deze incrementele opleveringsvorm, waarbinnen veel ruimte is om te acteren op basis van nieuwe informatie en behaalde voortgang. Dus eenieder die denkt dat binnen programma’s alles in beton gegoten is, komt snel tot andere inzichten, als hij zich daarvoor openstelt.
Besturing gaat over thema’s als organisatie- en besluitvorming, ontwerp, rechtvaardiging en borging van resultaten, als ook over de structuur van programma-uitvoering en de rol van kennis en leren daarin. Programmamanagement breekt een lans voor lerend organiseren, juist in die omgevingen waarin weinig of geen kennis en informatie beschikbaar is omdat we geconfronteerd worden met nieuwe en onzekere uitdagingen. In de jongste versie van Managing Successful Programmes (MSP), die dit jaar terrein wint in elke professionele programma-omgeving zijn inzichten vernieuwd aan de hand van best management practices en is er aandacht voor het op maat maken van de methode voor elke omgeving die programma’s tot een succesvol einde wil brengen. Voorwaarde is wel dat elke betrokkene denkend in de wedstrijd wil blijven zitten: situaties en organisaties verschillen, dus is het altijd van belang een vertaalslag te maken naar de eigen context.
Wat is MSP en wat is er nog meer?
MSP is een methode gebaseerd op best management practice: de goede voorbeelden uit de praktijk van een uiteenlopend geheel van sterk van elkaar verschillende organisaties en uitdagingen. Leidende principes vormen de basis van de methoden en thema’s en processen helpen de gebruiker deze invulling te geven in hun eigen organisatie of samenwerkingsverband. De principes zijn door vertaald naar concrete uitgangspunten die als richtsnoer kunnen worden gebruikt voor het eigen handelen en ze stellen organisaties in staat borgingsactiviteiten te ondernemen op die elementen waarop zich het meeste risico manifesteert.
Koppeling met projecten, rollen en ondersteuning, alsmede het onderzoeken van de volwassenheid in het succesvol doorvoeren van veranderingen is allemaal beschikbaar. Dit door 1 taal, heldere rollen en verantwoordelijkheden te definiëren, complementaire processen voor te stellen en checklists te presenteren, die proportionele borgingsactiviteiten mogelijk maken.
Wat doet een programmamanager?
Een programmamanager is een ervaren veranderaar die via samenwerking de dagelijkse leiding heeft over een programma. Hij/zij neemt verantwoordelijkheid om samen met de programmaopdrachtgever en de business waardevolle veranderingen tot stand te brengen door de gewenste verandering helder te definiëren, te organiseren, te monitoren en hiervoor de besturing op te zetten. Veel mensen denken dat programmamanagement een logische vervolgstap is als je complexe projecten hebt gedaan. Echter het profiel van een programmamanager omvat meer dan het managen van projecten en wordt ook wel eens een speciale vorm van lijnmanagement genoemd. Ook op dit punt is er nog veel te ontdekken en te leren.
Wat leert u in onze training programmamanagement?
Durft u 2 dagen te investeren in het verkrijgen of updaten van actuele kennis over hoe programma’s vorm te geven in uw eigen context en organisatie? Wilt u meer leren over best management practices op dit gebied en op interactieve wijze een vertaalslag maken naar oplossingen voor uw organisatie? In onze tweedaagse behandelen we de principes, thema’s en processen en delen we praktijkervaringen van docent en betrokkenen. Ook helpen we u aan de argumenten om te investeren in implementatie door aan te geven wat de baten van programmamanagement zijn en hoe deze gestructureerd en in samenwerking kunnen worden gerealiseerd. Het is een investering die u en uw organisatie helpt om met meer succes veranderingen door te voeren.
Dit is een bijdrage van Ed Lam, onze trainer die gespecialiseerd is in programmamanagement.
