Een van de basistechnieken die een projectleider moet beheersen is het maken van een heldere projectplanning. In deze blog legt Roel Janssen, een van onze trainers uit hoe je stapsgewijs je project (visueel) kunt plannen.
VOORBEELDPROJECT
Stel je wilt een digitaal bedrijfsnetwerk aanleggen. Dit gewenste netwerk bestaat uit één server en vier computers, die via kabels met elkaar worden verbonden (zie figuur 1). En er worden geen WiFi routers gebruikt. We werken met dit voorbeeld van een projectresultaat (het computernetwerk). Voor jouw planning kan het om iets anders gaan bijvoorbeeld een bedrijfsverhuizing, de organisatie van een evenement, de ontwikkeling van een nieuw product of een ander projectresultaat. Voor de te doorlopen stappen maakt dat niet uit.
Om te komen tot een overzichtelijke projectplanning voor dit project, behandel ik achtereenvolgens de benodigde stappen:
- Maak een Work Breakdown Structure (WBS).
- Bepaal benodigde activiteiten en doorlooptijden.
- Leg relaties tussen activiteiten.
- Stel een netwerkplanning op (PERT planning).
- Maak een strokenplanning (GANTT planning).
Figuur 1: Schematisch overzicht gewenst bedrijfsnetwerk
STAP 1: MAAK EEN WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
Een WBS is een hiërarchisch overzicht met daarin de zo concreet mogelijk weergegeven welke onderdelen deel uitmaken van je project. Idealiter betreft het een “hark” waarin zichtbaar wordt gemaakt welke deelresultaten of deelproducten in het project worden opgeleverd. In het eenvoudige voorbeeldproject spelen met name de computers, bekabeling en de benodigde server een rol. Voor je eigen project zijn dat natuurlijk andere onderdelen.
Tip: Werk een eerste versie van de WBS in overleg met je opdrachtgever uit. Zo weet je zeker dat je op hoofdlijnen de juiste projectresultaten nastreeft. Op een later moment kun je de WBS verder uitwerken samen met je projectteam.
Figuur 2: WBS voor het bedrijfsnetwerk
STAP 2: BEPAAL BENODIGDE ACTIVITEITEN EN DOORLOOPTIJDEN.
Neem de WBS als uitgangspunt en bepaal samen met je projectteam welke activiteiten nodig zijn om de verschillende onderdelen te realiseren. Probeer tevens in te schatten hoeveel tijd voor elke activiteit nodig is. Tip: Wees kritisch op tijdsinschattingen. Medewerkers zijn geneigd veel reservetijd voor activiteiten in te bouwen. Daardoor duren projecten langer dan nodig. Lees er hier meer over. Voor dit project worden de volgende activiteiten en doorlooptijden vastgesteld (ingeschat):
- Server bestellen en leveren (5 dagen)
- Server installeren (2 dagen)
- Computers bestellen en leveren (2 dagen)
- Computers installeren (2 dagen)
- Netwerkkabels bestellen en leveren (2 dagen)
- Netwerkkabels door bedrijf leggen (6 dagen)
- Netwerkkabels aansluiten op computers (4 dagen)
- Bedrijfsnetwerk inregelen via server (2 dagen)
STAP 3: LEG RELATIES TUSSEN ACTIVITEITEN
Alvorens je de projectplanning daadwerkelijk maakt, bepaal je hoe activiteiten met elkaar samenhangen. Deze samenhang kan in diverse vormen voorkomen. Zo moeten sommige activiteiten al gereed zijn voordat andere activiteiten kunnen beginnen. Denk bijvoorbeeld aan schilderwerk dat droog moet zijn voordat je een schilderij kunt ophangen. Andere activiteiten kunnen juist probleemloos parallel worden uitgevoerd. Zo kan je de tafel vast dekken terwijl je partner staat te koken. Tenslotte zijn er activiteiten die op verschillende momenten gestart kunnen worden maar wel tegelijk klaar moeten zijn. In onderstaande tabel is voor het voorbeeldproject met name vastgelegd welke activiteiten klaar moeten zijn (“voorgangers”) voordat andere activiteiten kunnen starten.
Tabel 1: Relatietabel
STAP 4: STEL EEN NETWERKPLANNING OP (PERT PLANNING)
Stel vervolgens een netwerkplanning op, ook wel PERT planning/diagram genoemd. Deze netwerkplanning maak je om de minimaal benodigde tijd voor je project te bepalen. Daarbij ga je in eerste instantie uit van een zo vroeg mogelijke start van alle activiteiten. De activiteiten die achterelkaar uitgevoerd moeten worden en daardoor samen de einddatum van het project bepalen, worden de “kritieke pad activiteiten” genoemd.
Tevens ga je bepalen wat de laatst mogelijke momenten zijn waarop activiteiten gestart kunnen worden zonder dat het tot vertraging van je project leidt. Hierdoor wordt voor een geoefend oog de “buffertijd zichtbaar”. Dit is de reservetijd die je kunt nemen voor een activiteit zonder dat de einddatum van het project verschuift. Tip: Geef het kritieke pad grafisch duidelijk weer. Wil je weten waarom? Lees er hier meer. Voor het voorbeeldproject heb je minimaal 14 dagen nodig en ziet de netwerkplanning er als volgt uit:
Figuur 3: Netwerkplanning (PERT) voor voorbeeldproject
STAP 5: MAAK EEN STROKENPLANNING (GANTT PLANNING)
Stel tenslotte een strokenplanning op, ook wel GANTT planning/chart genoemd. Deze strokenplanning geeft wat mij betreft grafisch het duidelijkst aan hoe je project er in de tijd uit ziet. Ook hier kun je het kritieke pad grafisch benadrukken. Tevens wordt grafisch duidelijk waar sprake is van “buffertijd”. In het voorbeeldproject mag bijvoorbeeld activiteit C zo’n drie dagen uitlopen zonder dat de einddatum van het project in gevaar komt.
Figuur 4: Strokenplanning (GANTT) voor voorbeeldproject
TENSLOTTE
De beschreven 5 stappen helpen je om te komen tot een heldere projectplanning. Hoe vaker je met deze stappen oefent, hoe bedrevener je erin zult worden. In de praktijk blijkt dat niet altijd alle stappen doorlopen hoeven te worden. Met name in kleinere en/of eenvoudigere projecten kan je veelal volstaan met een WBS (stap 1), activiteiten/tijd inschatting (stap 2) en strokenplanning (stap 5). Voor hele grote projecten zie je soms dat een aparte planner(!) wordt aangesteld. Plannen wordt dan echt “een vak”. Voor het maken van een PERT en GANNT planning zijn natuurlijk ook allerlei betaalde en gratis tools beschikbaar. In onze opleiding voor projectleiders komen de technieken voor het maken van een projectplanning uitvoerig aan bod, ook hebben we het dan over de menselijke kant van planningen, bijvoorbeeld hoe je moet omgaan met de onzekerheid die altijd bij planningen hoort.
Laatste tip: Voor een succesvol vervolg vertaal je je planning naar een praktische actielijst op basis waarvan je dagelijks je project stuurt. Veel succes!